Hoy en día es fundamental en todo negocio evolucionar a la par de las exigencias del mercado globalizado; para ello, se requieren en principio establecer procesos operativos ágiles, así como un control detallado de cada una de las actividades o procesos, a manera de reducir costos, tiempos y aprovechar al máximo de todos y cada uno de los recursos con los que cuenta la empresa, tanto en materia de recurso humano como de infraestructura y de aplicación de las nuevas tecnologías de información.
Lo primero que hay que hacer es realizar una planeación y organización de grupo (¿estoy preparado para centralizar mi operación?), para posteriormente identificar o seleccionar una solución informática apropiada o acorde al tamaño del corporativo (¿hasta dónde quiero llegar o controlar?) Y finalmente implantar un flujo de trabajo centralizado, lo más posible (¿Desde dónde pretendo operar?)
Es importante entender y comprender que en las 3 etapas para implementar un esquema de operación centralizada, al principio parecería como ir en contra de lo que se busca: optimizar y/o reducir costos sin afectar la calidad en el servicio.
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE GRUPO
Quienes hayan tenido experiencia en la búsqueda de certificaciones o estándares, como el de cualquier ISO o similar, sabrán que no se trata sólo de buscar el beneficio o adoptar una nueva forma de trabajo para el cumplimiento de un certificado que avale que somos una empresa con un proceso unificado y documentado, sino que es todo un esfuerzo que con lleva un desgaste total, desde físico, con la asignación del tiempo de su personal, hasta monetario, que viene en relación a la demanda de asesoría y consultoría necesarias para implantar un proceso de este tipo, y sobre todo un cambio de filosofía y un proceso de mejora continua o constante.
Por lo anterior, se hace evidente que primeramente se deberán identificar todos los procesos de cada una de las oficinas o sucursales que conforman el corporativo, estandarizarlos y homologarlos, para ello sin embargo, como ya mencionamos, podría (por no decir que “debería”) requerirse de consultoría especializada, que nos permita el lograr una efectiva unificación y documentación de los procesos, actividades, puestos y roles.
En este sentido, es importante ir previendo, y de ser posible aplicando, la unificación de catálogos, desde operativos (como de clientes importadores/exportadores), hasta administrativos (cuentas contables y proveedores únicos para todo el grupo o corporativo).
SISTEMA INFORMÁTICO INTEGRAL Y CENTRALIZADO
Un esquema de operación centralizada, no sería posible concebirlo, ni entenderlo si no es con la implantación de una solución informática del mismo tipo (centralizada). Se hace evidente entonces la necesidad de contar con sistemas integrales, que puedan bajo una misma plataforma o base de datos controlar los procesos operativos y administrativos-contables, y mantenerlos disponibles en todo momento: “online”, ya sea con una arquitectura de tipo “cliente-servidor” o mediante conexión/consulta en el web.
En la actualidad el desarrollo de sistemas para agencias aduanales va en este sentido, no obstante son pocas las soluciones realmente integrales que permitan mediante un solo sistema, controlar y estar disponible desde todos los puntos (sucursales-aduanas), de forma efectiva y para controlar todos los tipos de tráfico (marítimo, aéreo, terrestre y fronterizo) y particularmente difícil, que pueda además ofrecer la capacidad de un control administrativo eficiente o completo: financiero y contable, ligado a los procesos operativos inherentes de la agencia.
Es importante entonces que el corporativo haga una revisión detallada de las soluciones actuales del mercado, y si se considera un corporativo complejo o en plan de crecimiento, con otros giros ligados a la actividad de la agencia aduanal, como transportista, re-expedidora, consolidadora, etc., y que en su búsqueda de eficiencia, pretenda un ahorro substancial de costos, deberá entonces optar por una herramienta de tipo ERP (Enterprise Resource Planning), preferentemente orientada al ramo aduanero, ya que hemos visto herramientas de este tipo, de gran prestigio o renombre internacional, fracasar rotundamente en su implementación, precisamente por la falta de adecuación a las normas o lineamientos nacionales y la poca adaptabilidad al proceso particular de una agencia aduanal: la cuenta de gastos aduanera íntimamente ligada a la contabilidad de la empresa.
FLUJO DE TRABAJO CENTRALIZADO
Pareciera bastar para muchos corporativos el tener cubierta su operación con procesos estándares y homologados, así como contar con herramientas informáticas de tipo ERP o en arquitectura: “cliente-servidor” que les permita tener en un solo sistema toda la información del corporativo. Pero el verdadero reto, lo representa el operar de forma centralizada, si ya se hizo el esfuerzo e inversión ¿no valdría la pena llegar hasta el punto final u optimo?
Hoy en día son realmente pocas las empresas que pueden decir que verdaderamente operan bajo un esquema centralizado, ya que pareciera imposible poner de acuerdo a todo el personal de sus sucursales o empresas del grupo, más aún organizarlos para que las actividades o funciones clave como: administración, contabilidad, cobranza y clasificación, no se repitan por oficina. Es precisamente en este punto donde se convergen las dos etapas anteriores y con los que finalmente se pueden conseguir verdaderos beneficios y ahorro de costos; imagínese usted (agente aduanal o de carga) el que por ejemplo, la clasificación de mercancías se de de forma unificada y homologada con el equipo que para tal función designe (clasificadores) y se ubiquen ¡trabajando juntos!, o por ejemplo contar con una verdadera administración central, en la cual desde la oficina matriz se lleven los centros de costos, la emisión de facturas o cuentas de gastos, la nómina, etc., y no se diga de los beneficios que se pueden obtener en el ámbito operativo, por ejemplo, mantener a todo el equipo de jefes de tráfico y/o ejecutivos de cuenta en y desde una sólo ubicación (oficina central), para desde ahí, y con el aprovechamiento de las tecnologías (internet, acceso remoto, chat, etc.) Puedan operar, controlar y gestionar los diversos embarques de sus clientes asignados, sin importar que estos sean en diferentes sucursales-aduanas y por cualquier tipo de tráfico. En otras palabras, el verdadero reto radica en organizar a toda la plantilla (o al máximo de ellos) de colaboradores para ubicarlos estratégicamente en oficinas centrales (podría ser una para fines operativos o logísticos y otra para fines administrativos: contables-financieros).
Con todo ello y en corto plazo tendría una disminución de costos considerable, evitaría la duplicidad de puestos o funciones por sucursal u oficina, ahorraría en gastos de comunicación, mensajería y paquetería, pero sobretodo tendría un mejor control de toda la operación de su corporativo.
APLICACIONES
Actualmente existen si acaso un par de soluciones de tipo ERP que podrían considerarse de nivel y acordes al giro para corporativos aduaneros y aunque parezca extraño, estas soluciones (con este esquema de tipo ERP, para prever operaciones centralizadas) son previstas por proveedores en provincia, uno de ellos es: RECO -redes y consultoría al comercio exterior, S.A. de C.V.- quien desde su renovación como empresa de tecnologías de información aplicadas al comercio exterior, ha liberado un nuevo sistema integral, conocido como: sir-1g, con una parte especializada para la logística aduanera (sir-la), la cual además de ofrecer los módulos o funcionalidad básica para la captura de información de pedimentos, manejo de referencias y consulta de la tarifa arancelaria, incluye módulos avanzados diseñados para optimizar las gestiones operativas como:
- PBG. Módulo para la elaboración y control de pre-bls, bl´s y guías.
- Workflow. Módulo para la supervisión del flujo operativo.
- Connavi. Módulo especializado para la administración de servicios con navieras (manejo de depósitos en garantía y giros bancarios).
- Conterminals. Módulo especializado para la administración de servicios con terminales (solicitud de previos, archivo fotográfico, entre otro).
- Cotiza-r. Módulo de configuración para el cálculo de anticipos y honorarios.
- Así mismo, permite la generación dinámica de reportes operativos y estadísticos, el monitoreo de los procesos por vistas de departamentos y el control de operaciones por tipo de tráfico: marítimo, aéreo y terrestre-fronterizo (lo que logra ahora con su nuevo módulo sab para el control y manejo de forwardings).
- Además, ofrece una solución para el manejo administrativo–contable: One Goal (1g), lo que permite llevar un control total de la operación, desde el embarque, recolección y clasificación, pasando por la elaboración de pedimento, cuenta de gastos hasta la gestión administrativa y contable de una agencia aduanal o corporativo aduanero en sus diferentes esquemas: multipatente, multiaduana-sucursal y multiempresa!.
Mtro. Hamdel Rafael Domínguez González
Director División Tecnológica Griver
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